شیوه نگارش صورت جلسه

^{باسمه تعالی}

^{شیوه نگارش صورت جلسه}

^{بر اساس آئین نامه اجرایی مدارس ، همواره جلساتی با عنوان شورای مدرسه ، شورای معلمان ، انجمن اولیا و مربیان و شورای دانش آموزی در مدارس تشکیل می شود. در این جلسات اعضا بر اساس وظایف محوله پیرامون موضوع خاصی به بحث و تبادل نظر می پردازند و تصمیم های می گیرند . برای اینکه تصمیم های گرفته شده ، جنبه رسمی و قانونی داشته باشد باید آن را در برگه های ویژه ای نوشته شود.}

^{تعریف چند اصطلاح:}

^{جلسه : جلسه در لغت به معنی گرد آمدن و نشستن دور هم است و در معنای خاص ، جلسه عبارت است از گردهمایی تعدادی از افراد بر اساس وظایف محول شده در زمان و مکان خاص . جلسه به منظور گفتگو و رسیدگی در باره یک موضوع کاری و یا حل یک مشکل اداری تشکیل می شود . اعضای جلسه پس از تبادل اندیشه و بررسی وضعیت موجود ، راه حل های مناسبی ارائه می دهند که سرانجام به تصمیم گیری در باره آن موضوع منجر می شود .}

^{صورت جلسه : صورت جلسه به سند و یا نوشته ای گفته می شود که در بردارنده مطالب مطرح شده ، گفتگوها و تصمیم های گرفته شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد . به عبارت دیگر ، صورت جلسه ، گزارش کتبی جلسه ای است که به امضای اعضا رسیده است و بر همین اساس تصمیم های گرفته شده قابلیت اجرایی دارد .}

^{اعضای جلسه : هر جلسه دارای اعضایی مشخص است که با جمع شدن آنان جلسه رسمیت می یابد و تصمیم های آن قابل پیگیری خواهد بود . شرکت اعضا در جلسه گاهی اوقات از وظایف اداری آنان است .}

^{به طور معمول در هر جلسه یک نفر به عنوان رئیس و یک نفر به عنوان منشی مشخص می شود و بقیه به عنوان عضو جلسه ، شرکت می کنند. اداره جلسه با رئیس جلسه است.
وی مسئولیت هماهنگی برای اظهار نظر حاضران و هدایت بحث در چارچوب های از پیش تعیین شده بر عهده دارد. وظیفه دبیر جلسه، تنظیم صورت جلسه و به امضا رساندن آن و بایگانی سوابق صورت جلسه است .}

^{هرصورت جلسه ای معمولا از چند بخش تشکیل شده است:}

^{1-مشخصات کلی جلسه - شامل : روز ، تاریخ ، ساعت ، زمان جلسه ، تعداد اعضا و زمان برگزاری جلسه}

^{2-دستورجلسه – که در آن هدف از تشکیل جلسه و طرح موضوعی که جلسه برای آن تشکیل شده است در یک جمله کوتاه نوشته می شود.}

^{3-چکیده مذاکرات و مباحث – صورت جلسه به سه شکل تهیه می شود:}

^{الف ) مشروح: که در صورت جلسه، تمام مذاکرات و جزئیات ثبت می شود .}

^{ب ) نیمه مشروح : در صورت جلسه ، فقط عنوان مطالب مطرح شده درج می شود.}

^{ج ) خلاصه : در صورت جلسه خلاصه ، نتیجه مذاکرات و تصمیمات به صورت خلاصه منعکس می گردد.}

^{4- تصمیمات گرفته شده (مصوبات) : پس از پایان بحث و تبادل افکار و اندیشه ها و ارائه راه حل های اجرایی ، آنچه که تصمیم بر انجام آن می شود، تحت عنوان مصوبات جلسه نوشته می شود و مسئولیت هر فرد و مدت زمانی که باید مصوبات را پیگیری کند ، تعیین می گردد.}

^{5- دستور جلسه آینده : در صورتی که جلسه ناتمام و بدون نتیجه بماند ، تاریخ و محل جلسه بعدی مشخص می شود.}

^{6- حاضران در جلسه :در این بخش اسامی کسانی که در جلسه حضور داشته اند با سمت آنان ( رئیس ، دبیر ، عضو ، مهمان ) درج می شود و به امضای آنان می رسد.}

^{7- اسامی غایبان : در این قسمت نیز نام کسانی که به هر دلیل نتوانسته اند در جلسه حاضر شوند ثبت می گردد.}

^{موفق و سربلند باشید}

^{تهیه کننده : محمد بارونی}

برای تهیه فایل چاپی اینجا کلیک کنید