شیوه نگارش صورت جلسه

ساخت وبلاگ
چکیده : باسمه تعالی شیوه نگارش صورت جلسه بر اساس آئین نامه اجرایی مدارس ، همواره جلساتی با عنوان شورای مدرسه... با عنوان : شیوه نگارش صورت جلسه بخوانید :

باسمه تعالی

شیوه نگارش صورت جلسه

بر اساس آئین نامه اجرایی مدارس ، همواره جلساتی با عنوان شورای مدرسه ، شورای معلمان ، انجمن اولیا و مربیان و شورای دانش آموزی در مدارس تشکیل می شود. در این جلسات اعضا بر اساس وظایف محوله  پیرامون موضوع خاصی به بحث و تبادل نظر می پردازند و تصمیم های می گیرند . برای اینکه تصمیم های گرفته شده ، جنبه رسمی و قانونی داشته باشد باید آن را در برگه های ویژه ای نوشته شود.   

 

تعریف چند اصطلاح:

جلسه : جلسه در لغت به معنی گرد آمدن و نشستن دور هم است و در معنای خاص ، جلسه عبارت است از گردهمایی تعدادی از افراد بر اساس وظایف محول شده در زمان و مکان خاص  .  جلسه به منظور گفتگو و رسیدگی در باره یک موضوع کاری و یا حل یک مشکل اداری تشکیل می شود . اعضای جلسه پس از تبادل اندیشه و بررسی وضعیت موجود ، راه حل های مناسبی ارائه می دهند که سرانجام به تصمیم گیری در باره آن موضوع منجر می شود .

 

صورت جلسه : صورت جلسه به سند و یا نوشته ای گفته می شود که در بردارنده مطالب مطرح شده ، گفتگوها و تصمیم های گرفته شده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد . به عبارت دیگر ، صورت جلسه ، گزارش کتبی جلسه ای است که به امضای اعضا رسیده است و بر همین اساس تصمیم های گرفته شده قابلیت اجرایی دارد .

 

اعضای جلسه : هر جلسه دارای اعضایی مشخص است که با جمع شدن آنان جلسه رسمیت می یابد و تصمیم های آن قابل پیگیری خواهد بود . شرکت اعضا در جلسه گاهی اوقات از وظایف اداری آنان است . 

به طور معمول در هر جلسه یک نفر به عنوان رئیس و یک نفر به عنوان منشی مشخص می شود و بقیه به عنوان عضو جلسه ، شرکت می کنند. اداره جلسه با رئیس جلسه است.
وی مسئولیت هماهنگی برای اظهار نظر حاضران و هدایت بحث در چارچوب های از پیش تعیین شده بر عهده دارد. وظیفه دبیر جلسه، تنظیم صورت جلسه و به امضا رساندن آن و بایگانی سوابق صورت جلسه است .

 

 هرصورت جلسه ای معمولا از چند بخش تشکیل شده است:

1-مشخصات کلی جلسه -  شامل : روز ، تاریخ ، ساعت ، زمان جلسه ، تعداد اعضا و زمان برگزاری جلسه

2-دستورجلسه – که در آن هدف از تشکیل جلسه و طرح موضوعی که جلسه برای آن تشکیل شده است در یک جمله کوتاه نوشته می شود.

3-چکیده مذاکرات و مباحث – صورت جلسه به سه شکل تهیه می شود:

الف ) مشروح:  که در صورت جلسه، تمام مذاکرات و جزئیات ثبت می شود .

ب  ) نیمه مشروح : در صورت جلسه ، فقط عنوان مطالب مطرح شده درج می شود.

ج  ) خلاصه : در صورت جلسه خلاصه ، نتیجه مذاکرات و تصمیمات به صورت خلاصه منعکس می گردد. 

 

4- تصمیمات گرفته شده (مصوبات) : پس از پایان بحث و تبادل افکار و اندیشه ها و ارائه راه حل های اجرایی ، آنچه که تصمیم بر انجام آن می شود،  تحت عنوان مصوبات جلسه نوشته می شود و مسئولیت هر فرد و مدت زمانی که باید مصوبات را پیگیری کند ، تعیین می گردد.

 

5- دستور جلسه آینده : در صورتی که جلسه ناتمام و بدون نتیجه بماند ، تاریخ و محل جلسه بعدی مشخص می شود.

 

6- حاضران در جلسه :در این بخش اسامی کسانی که در جلسه حضور داشته اند با سمت آنان ( رئیس ، دبیر ، عضو ، مهمان ) درج می شود و به امضای آنان  می رسد.

 

7- اسامی غایبان : در این قسمت نیز نام کسانی که به هر دلیل نتوانسته اند در جلسه حاضر شوند ثبت می گردد.

موفق و سربلند باشید

 

تهیه کننده : محمد بارونی 

برای تهیه فایل چاپی اینجا کلیک کنید 

نامه ی مهر...
ما را در سایت نامه ی مهر دنبال می کنید

نویسنده : بازدید : 5 تاريخ : سه شنبه 23 بهمن 1397 ساعت: 5:32